Pengendalian Proyek

Pengendalian dilakukan seiring dengan pelaksanaan proyek. Pengendalian proyek dilakukan agar proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performan yang ditetapkan dalam rencana Ada beberapa perbedaan antara perencanaan dan pengendalian, yaitu :Perencanaan berkonsentrasi pada penetapan arah dan tujuan, pengalokasian sumberdaya, pengantisipasian masalah, pemberian motivasi kepada partisipan untuk mencapai tujuan. Sedangkan pengendalian berkonsentrasi pada pengendalian pekerjaan ke arah tujuan, penggunaan sumberdaya secara efektif, perbaikan/ koreksi, pemberian imbalan pencapaian tujuan.         Ada setidaknya tiga langkah dalam proses pengendalian proyek, antara lain: Menentukan standard performansi misalnya sepdifikasi teknis, biaya yang dianggarkan, jadwal atau kebutuhan sumberdaya Membandingkan performan aktual dengan performan standard Melakukan tindakan koreksi terhadap penyebab terjadinya perbedaan performansi aktual terhadap performansi standard Monitoring Informasi         Untuk kepentingan pengendalian, diperlukan informasi yang tepat waktu dan akurat mengenai pekerjaan yang sedang berjalan. Agatr dapat menyediakan informasi yang tepat waktu dan akurat, perusahaan memerlukan sistem informasi yang baik. Berikut beberapa sistem informasi terkait proyek: 1. Sistem Akuntansi Biaya Proyek (Project Cost Accounting System/ PCAS). PCAS adalah suatu struktur dan metodologi, bisa manual atau komputerisasi, yang memungkinkan dilakukannya perencanaan, dan  pengendalian biaya proyek 2. Sistem Informasi Manajemen Proyek Sistem ini merupakan sistem yang bisa manual atau terkomperisasi, yang dimaksudkan untuk penyediaan kebutuhan informasi yang tepat waktu, akurat, sesuai kebutuhan bagi pembuatan keputusan manajemen. Secara umum sistem informasi manajemen proyek bertujuan Menyediakan informasi yang diperlukan untuk perencanaan, pengendalian dan ringkasan-ringkasan dokumen. Memisahkan data dari sitem informasi kom puter yang lain  ke database proyek Mengintegrasikan pekerjaan, biaya tenaga kerja dan informasi jadwal untuk menghasilkan perencanaan, pengendalian dan laporan ringkas ke manajer proyek dan stakeholder. Membantu pelasanaan proyek secara keseluruhan dalam hal : pembuatan jadwal dan jaringan kerja, melakukan alokasi sumberdaya dengan teknik leveling, pembuatan anggaran yang meliputi penganggaran biaya variabel, biaya tetap dan overhead, melakukan pengendalian biaya serta analisis performansi, menyajikan laporan dan grafik yang dapat dengan mudah dibaca. Ditinjau dari tempat asalnya, ada dua jenis pengendalian proyek yaitu: Pengendalian internal. Pengendalian yang mengacu pada tindakan pengendalian yang didasarkan pada standard yang berasal dari sistem kontraktor sendiri. Pengendalian eksternal. Pengendalian yang didasarkan pada prosedur tambahan yang ditetapkan pihak klien atau user. Proses Pengendalian Proyek Ada setidaknya dua al penting yang perlu dilakukan sebagai bagian dari proses pengendalian proyek, yakni 1. Otorisasi pekerjaan. Maksudnya adalah pemberian wewenang ke tingkat manajemen yang lebih rendah hingga ke tim pekerja untuk melakukan pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya seperti yang telah ditetapkan dalam rencana, jadwal dan anggaran. Untuk proyek-proyek besar otorisasi akan melalui tahap-tahap pengeluaran kontrak (contract release) dimana contract administrator dari perusahaan menyiapkan dokumen yang menguraikan secara detail kebutuhan yang diminta dalam kontrak, dan memberikan perintah kepada tim manajemen proyek untuk mulai bekerja, project release dengan mengeluarkan dokumen yang berisi pemberian wewenang untuk mempergunakan dana proyek, dan work order release yakni perintah kerja yang dilengkapi dengan kartu perintah kerja yang menjelaskan kebutuhan-kebutuhan yang harus dipenuhi, sumberdaya yang boleh dipakai dan periode waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.. Setiap perintah kerja dibuatkan rekening biaya. Dokumen otorisasi yang lain seperti perintah pembelian, permintaan untuk pengujian, dan pemesanan alat juga perlu dibuat sebelum dilaksanakan. 2. Pengumpulan Data Dalam rangka pengumpulan data, perkembangan setiap pekerjaan dan biaya untuk setiap paket pekerjaan secara periodik dilaporkan dan dimasukkan ke dalam PCAS. Dari PCAS diperoleh rangkuman informasi mengenai biaya untuk departemen tertentu untuk periode waktu tertentu dan untuk sekumpulan paket pekerjaan tertentu. Informasi ini penting untuk pengendalian biaya. Analisis Kinerja/ Performansi Proyek Ada bermacam-macam alat dan ukuran yang dapat digunakan untuk mengukur performansi proyek, antara lain: A. Analisis Biaya dan Jadwal 1. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled),  yaitu ukuran yang menyatakan besarnya biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan dan ditetapkan dalam anggaran 2. ACWP (Actual Cost of Work Performed),  yaitu ukuran yang menyatakan pengeluaran aktual dari pekerjaan yang sudah dikerjakan sampai waktu tertentu. 3. BCWP (Budgeted Cost of Work Performed),  yaitu ukuran yang menyatakan jumlah biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan. Ukuran ini disebut juga Earned Value Contoh menghitung BCWP: Perusahaan PT KISS menerima tender dari PLN untuk pekerjaan melepas meteran lama di rumah-rumah dan mengganti dengan meteran sistem pula. Nilai kontrak dengan harga tetap sebesar Rp100 juta untuk pemasangan 100 meteran baru. Beban biaya untuk pemasangan meteran baru adalah 100 juta/ 100 = 1 juta per unit. PT KISS memperkirakan bahwa untuk memasang 5 unit unit meteran baru diperlukan waktu 1 hari. Dengan demikian untuk menghitung nilai BCWS pada hari ke-5 adalah 5 x 5 x Rp1.000.000 = Rp25.000.000 Dengan demikian biaya yang dianggarkan sampai hari ke-5 adalah Rp25 juta. Atas dasar ini maka dapat ditentukan umur proyek yakni (50 juta/ 12.5 juta) x 5 hari = 20 hari Pada pelaksanaannya, ACWP dimisalkan dalam 5 hari terpasang 20 unit meteran baru dengan biaya  20 x Rp1 juta = Rp20 juta BCWP dihitung dengan cara 20 unit x Rp 1 juta = 20 juta 4. Cost Variance (CV).  Merupakan selisih antara biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan (BCWP) dengan biaya aktual untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan (ACWP) Atau CV = BCWP – ACWP Besaran ini menunjukkan seberapa besar biaya aktual melebihi biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan. Bila CV bernilai negatif maka dari segi biaya performance pekerjaan tersebut kurang bagus 5. Schedule Variance (SV).  Merupakan selisih biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dilaksanakan (BCWP) dengan biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan (BCWS) Atau SV = BCWP – BCWS Besarnan ini menunjukkan apakah dalam pelaksanaan pekerjaan telah terjadi keterlambatan atau justru melampaui jadwal. Bila SV bernilai positif berarti pelaksanaan pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakan. Bila SV bernilai negatif berarti terjadi keterlambatan. 6. Time Variance (TV).  Merupakan selisih antara waktu saat pelaporan atau status date (SD) dan waktu ketika BCWS = BCWP atau budgeted cost at status date (BCSD) 7. Cost Performance Index (CPI).   Merupakan perbandingan antara biaya yang dianggarkan dengan biaya aktual CPI = BCWP/ ACWP 8. Schedule Performan Index (SPI).  Merupakan perbandingan biaya pekerjaan yang telah dilaksanakan dengan biaya pekerjaan yang dijadwalkan pada periode tertentu. SPI = BCWP/ BCWS Bilai nilai CPI dan SPI lebih besar dari 1 maka dapat disimpulkan bahwa pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakan dengan biaya yang lebih kecil dri yang dianggarkan. B. Analisis Teknis Analisis teknis terkait dengan spesifikasi teknis. Analisis ini untuk melihat apakah hasil proyek memenuhi persyaratan teknis yang dimintau ataukah tidak. Analisis ini biasanya berupa pembandingan ukuran, kecepatan, kapasitas, kekuatan produk dsb. Perkiraan Biaya Penyelesaian Proyek Ada dua hal dalam memperkirakan Biaya untuk menyelesikan proyek dan menentukan biaya yang tersisa sampai proyek selesai: 1. Forecast Cost To Complete (FCTC) FCTC dihitung dengan cara: FCTC = (BAC – BCWP)/ CPI BAC = Budgeted Cost To Complete atau biaya yang dianggarkan pada saat proyek selesai BAC = BCWS pada saat proyek ditargetkan selesai Anggaran yang tersisa untuk menyelesikan proyek  = Biaya toal – biaya yang sudah terpakai atau anggaran yang tersisa = BAC – BCWP 2. Estimated At Completion (EAC) atau Perkiraan total biaya proyek  EAC = biaya yang sudah dihabiskan + perkiraan biaya untuk pekerjaan tersisa  Atau EAC = ACWP + FCTC Masalah-masalah Dalam Pengendalian Proyek         Beberapa masalah yang sering dijumpai dalam pengendalian proyek antara lain sebagai berikut: Hanya menekankan pada satu faktor dan mengabaikan faktor lain. Misalnya pengendalian hanya menekankan pada waktor biaya sementara faktor  performansi diabaikan. Prosedur pengendalian tidak diterima oleh staff karena kurang memahami arti penting pengendalian Terjadinya pelaporan informasi yang kurang akurat Para manajer terlibat dalam beberapa proyek yang menyebabkan terabaikannya salah satu proyek. Kesalahan mekanisme dan pelaporan akuntansi Manajer tidak tegas terhadap isu-isu kontroversial dan menganggap masalah akan selesi dengan sendirinya sejalan dengan berlalunya waktu. Source: https://sites.google.com/site/operasiproduksi/pengendalian-proyek